Communicabilité et conditions de reproduction

 Accès à la salle de lecture et consultation des documents

La consultation des collections est gratuite et ouverte à tous sur présentation d’une pièce d’identité, et se fait uniquement sur place. Lors de votre première visite, le président de salle procédera à votre inscription.

Pour le confort de tous et la préservation des documents, des consignes sont à votre disposition dans l’espace vestiaire, situé près de l’entrée de la salle de lecture. Chacun est tenu d’y déposer, sous sa responsabilité, ses vêtements (manteaux) et effets personnels (sacs à dos, cartables, porte-documents). Seuls les outils nécessaires à la prise de note (crayon à papier, papier, ordinateur portable, appareil photo sans flash) sont autorisés dans la salle de lecture.

Il est strictement interdit de boire et de manger en salle de lecture et les téléphones portables doivent être fermés.

Les présidents de salle vous renseignent et vous aident dans vos recherches. Ils veillent au bon fonctionnement de la salle de lecture et à la préservation des documents.

Selon le règlement de la salle de lecture, la communication des documents est limitée à dix articles par jour. Les documents microfilmés (registres paroissiaux et d’état civil) sont en accès libre.

 Règles de communicabilité

La communication des archives publiques est régie par le Code du Patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008 sur les archives. Les archives publiques sont communicables de plein droit. Toutefois, des délais ont été fixés pour certaines catégories de documents :

  • 25 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et de l’exécutif en général, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière industrielle et commerciale, à la recherche des infractions fiscales et douanières, au secret en matière statistique si ne sont pas en cause des données à caractère personnel.
  • 50 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la sûreté de l’État ou la défense nationale et la vie privée des personnes, tels que les dossiers de pupilles, les dossiers de naturalisation, les fiches matricules de recensement militaire ne comportant pas d’informations médicales, les documents relatifs à la construction et à l’entretien des bâtiments pénitentiaires.
  • 50 ans à compter de la clôture du dossier de l’intéressé pour tout dossier de personnel ou 25 ans après la date de son décès.
  • 75 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux recensements de population, les dossiers de procédures judiciaires, les minutes et répertoires des notaires ainsi que les registres des naissances et des mariages. Les registres des décès sont librement communicables.
  • 100 ans à compter de la date du document le plus récent ou 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé pour les documents de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes mineures, pour les documents de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou aisément identifiables, pour les documents susceptibles de porter atteinte à l’intimité de la vie sexuelle des personnes.
  • 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé pour les documents comportant des renseignements individuels à caractère médical ou 25 ans après la date de son décès.

Des dérogations pour consultation des documents n’ayant pas encore atteint le délai légal de communicabilité sont prévues. Les demandes de dérogations sont instruites par les services d’Archives départementales qui émettent un avis et requièrent l’accord du service qui a procédé au versement des archives concernées. Le ministère de la Culture, par le biais du Service interministériel des Archives de France, valide la demande, autorise la consultation et notifie sa décision au demandeur.

En cas de refus, le demandeur peut saisir la Commission d’Accès aux Documents Administratifs.

La communicabilité des archives privées dépend des conditions établies entre le donateur ou déposant d’archives et les Archives départementales. Selon les cas, la communication des documents est :

  • libre et immédiate,
  • libre après un délai fixé par le déposant ou le donataire,
  • soumise à l’autorisation écrite du déposant ou donateur.


 Modalités de reproduction

La délivrance de reproductions de documents est une facilité accordée aux usagers. Tout lecteur souhaitant des reproductions de documents d’archives doit au préalable s’enquérir auprès du président de salle de la possibilité matérielle et réglementaire de les effectuer et des modalités à suivre.

Il est rappelé qu’aucune reproduction des documents communiqués par dérogation aux délais légaux de communicabilité n’est autorisée. Il en va de même pour certains fonds privés dont la communication est libre mais pas la reproduction.

La reproduction d’un document d’archives effectué par le personnel (photocopie, photographie…) fait l’objet d’un paiement sur place ou sur facture, suivant les tarifs en vigueur. Les lecteurs sont libres d’utiliser leur propre matériel photographique, sous réserve qu’il s’agisse de documents librement communicables ; l’usage du flash est strictement interdit.

Les modalités d’utilisation publique (à des fins de diffusion, d’exposition, de publication ou d’exploitation commerciale) des reproductions réalisées par le service ou par le lecteur varient en fonction du statut des documents (public ou privé) et des éventuels droits de propriété intellectuelle qui peuvent leur être attachés. Les demandes d’autorisation sont traitées au cas pas cas.