Les Archives départementales de la Seine-Saint-Denis
http://archives.seine-saint-denis.fr/Comment-conserver-vos-documents.html
Comment conserver vos documents numériques personnels ?
mercredi, 22 septembre 2010
/ joel /

joël

Le support qui contient les informations, qu’il s’agisse d’une clé USB, d’un DVD, du disque dur de votre ordinateur, ne sont pas à l’épreuve des chocs, des rayures, des cafés renversés. On estime à 5 ans la durée de « vie » d’un CD-Rom gravé à partir d’un matériel personnel. Et l’obsolescence guette tous les supports car les technologies évoluent vite.

Le logiciel qui a permis de constituer les données est aussi susceptible d’évoluer, voire de disparaître. Les « formats » évoluent aussi très rapidement et il n’est pas sûr qu’un document puisse être reconnu par un autre logiciel quelques années plus tard.

Enfin, les matériels, les ordinateurs, les téléphones, les appareils photographiques… s’usent aussi et ne sont parfois pas faciles à réparer.

Pour éviter de perdre les documents auxquels vous tenez, voici une démarche possible :

1) Repérez parmi tous vos documents électroniques ceux qui méritent d’être conservés. En effet, un tri s’impose. Parmi vos documents administratifs, certains doivent être gardés, d’autres non (voir la rubrique sur les papiers à garder sur le site du service public : http://vosdroits.service-public.fr/…). Vos documents comprennent certainement des versions de travail et des versions définitives ; et même parmi vos photos, il y a peut-être des images qui ne méritent pas d’être conservées.

2) Sélectionnez les documents que vous souhaitez garder. S’il en existe plusieurs versions, choisissez le document dont la définition est la plus élevée (cette remarque vaut surtout pour les photographies).

3) Sauvegardez chaque document sous un nom intelligible (par exemple un nom qui inclut le thème ou la personne, le lieu, la date, séparés par un tiret du bas « _ »). Vous pouvez ajouter des précisions (noms des personnes représentées sur une photo par exemple) en utilisant des métadonnées, des zones de commentaires (par exemple, le logiciel libre OpenofficeWriter, menu Fichier + bouton Propriété vous donne accès à une zone de commentaires)

4) Utilisez un format qui assure une bonne interopérabilité, ce qui vous garantit mieux la pérennité de votre document. (actuellement, sont préconisés par exemple le format pdf pour les imprimés, les formats jpeg, png pour les images, les formats odt, rtf pour les textes).

Selon la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, titre 1, chap. 1, Art 4 : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d’interconnexion ou d’échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d’accès ni de mise en oeuvre. »

5) Créez des dossiers pour classer vos documents selon les thèmes ou les années, en fonction du type de recherches que vous imaginez faire par la suite. Intégrez les documents renommés dans ces dossiers.

6) Faites plusieurs copies de vos dossiers sur des supports différents que vous conserverez dans des endroits différents. Par exemple, vous pouvez en avoir une version sur votre ordinateur, une autre sur des CD rangés dans un autre lieu. Ainsi, en cas de sinistre, vous n’aurez pas perdu vos documents importants. Il existe des espaces de stockage proposés sur internet (« coffres forts numériques »), mais restez vigilants sur leur pérennité.

7) Faites-vous un pense-bête détaillé qui précise les fichiers sauvegardés (noms, contenus, dossiers) et les lieux virtuels et physiques de conservation de vos copies.

8) Enfin, vérifiez chaque année que vos données restent lisibles. Pensez à organiser un transfert de vos documents avant que le support, le logiciel, le matériel ne devienne obsolète.

La conservation des messages électroniques (e-mail) pose problème puisque les formats actuels ne garantissent aucunement la sauvegarde à long terme. Actuellement, la solution préconisée est d’enregistrer les courriers à conserver au format texte (.txt), ce qui est généralement possible avec les messageries les plus courantes. Cependant, seule l’information du courriel est alors sauvegardée. Il faut donc enregistrer séparément les pièces jointes, en essayant de conserver un lien intellectuel entre le contenu du message et l’enregistrement de la pièce jointe. Il faut aussi savoir que seul le courrier électronique sous son format d’origine peut être considéré en droit comme élément de preuve (code civil article 1316).